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昭通市教育局关于印发电子公文交换管理规定的通知
发布时间: 2009-02-09 11:28  来源:本站   撰稿:   浏览次数:
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昭通市教育局关于印发电子公文交换管理规定的通知

各县、区教育局,市直各学校及机关各科室、馆站:

为促进昭通市教育系统电子公文和信息交换顺利开展,不断提高信息资源的共享水平和公文处理效率,节约开支,根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》有关规定以及昭通市电子政务办公的要求,结合我局实施电子公文交换工作的需要,制定了《昭通市教育局电子公文交换管理规定》(试行),现印发你们,请你们根据要求,加强领导,认真落实。

二〇〇九年二月二日


附件:

昭通市教育局电子公文交换管理规定

(试行)

第一章  总 则

第一条 为促进昭通市教育局机关与各县、区教育局、市直学校之间的电子公文和信息交换顺利开展,不断提高信息资源的共享水平和公文处理效率,建设节约型机关,根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》有关规定以及昭通市电子政务办公的要求,结合我局实施电子公文交换计划的需要,制定本规定。

第二条 本规定所指的电子公文,是指利用办公软件制作,可存储于磁带、磁盘、光盘、优盘等载体的,依赖计算机系统阅读、处理并通过昭通市电子政务信息网公文收发窗口实施交换的具有规范格式的非涉密公务文件,包括公文的正文及其具有相同属性的附件材料。

第三条  各县区教育局、市直学校及机关各科室、馆站电子公文必须按照昭通市教育局所要求的时间,通过昭通市电子政务信息网进行交换。  

因档案管理规定需要立卷归档或其它需要纸质文件加盖印章作为送达或办理结果凭据的文件,在按本规定发送其电子公文的同时,相应的纸质公文仍遵循原有渠道发送。仅作阅知用途的公文,如各类会议通知、公告、领导讲话、汇报和交流材料等,一律只发送电子公文。

第二章 电子公文的制作、传输和处理

第四条 电子公文必须使用通用软件工具、以便于阅读的通用文件格式制作。发出之前,正文应加盖电子公文防伪标签。

第五条 电子公文传输应当在昭通市电子政务信息网上进行。

第六条 市教育局机关的电子公文发送、接收和处理通过昭通市电子政务信息网进行。发送由拟文科室、馆站负责,办公室盖章人员在领导签发后盖章,再将电子公文发回拟文科室、馆站,由拟文科室、馆站发送给各收文单位;拟文科室、馆站必须按照文件格式(文头、发文字号、标题、正文、行文日期、主题词等)规范拟文;接收电子公文由办公室收文员负责,并把电子公文作为科室、馆站办理或传阅的唯一载体。

第七条 各县区教育局、市直各学校须指定专人负责电子公文的接收和发送,配备接收和发送电子公文的计算机及必要的附属设备,并确保该计算机通过本单位的计算机网络与昭通市政务办公信息网联网。

第八条 电子公文的发送,属于急件或特急件的,发件人应在发送时使用系统的短信通知功能通知收文单位的收发员,同时应在发件后的半个工作日内检查发出的电子公文是否已被接收;属于普通的,应在一个工作日内检查。若发现电子公文没有被及时接收或退回,应及时与接收单位的有关负责人联系。

第九条 各单位的电子公文收发员应在每个工作日的上午9:00、11:30,下午14:30、17:30(发文必须在下午16:00前)各登录一次昭通市政务办公信息网收发窗口进行来文查询和接收。此外,收发员在收到有公文到达的手机短信通知的情况下,应立即作收文处理。收发员在接收电子公文时应对公文的发送单位、公文的完整性、可靠性和体裁格式等进行核对,确认无误后方可接收,发现异常应及时与发送单位联系。

第三章 安全保密

第十条  各县区教育局、市直各学校及机关各科室、馆站的电子公文传输操作程序、密码以及电子公文防伪标签由指定的专人负责掌管并制订相应的使用管理规定。密码丢失或遗忘,应立即通知本单位电子公文交换平台管理员后重置密码。

第十一条 各县区教育局、市直各学校及机关各科室、馆站对配给的电子公文收发窗口用户初始密码应在首次进入收发窗口后立即进行更改,并定期更换所使用的密码。

第十二条 各县区教育局、市直各学校及机关各科室、馆站对用于电子公文收发的计算机应采取防病毒等安全措施,严格执行《中华人民共和国国家保密法》,严禁用于传输或处理任何涉及国家秘密或列入有关保密管理范围的信息。

第十三条  各县区教育局、市直各学校及机关各科室、馆站人员因工作调动或其他原因不在原岗位工作,电子公文交换平台账户将在手续交接后停用。

第四章 附 则

第十四条 昭通市教育局办公室是全市教育系统电子公文交换工作的主管部门,昭通市电子政务信息中心负责电子公文交换的技术支持和应用培训。

第十五条 各县区教育局、市直各学校及机关各科室、馆站有关电子公文发送、接收和处理的内部规定,由各单位自行制订并报市教育局办公室备案。

第十六条 电子公文的归档按照国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》以及本单位档案部门的有关规定和要求执行。

第十七条 本规定由昭通市教育局办公室负责解释。

第十八条 本规定自发文之日起试行。


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